Flowtime 기법: Pomodoro 대안 업무 생산성 증가 및 효율화

오늘날 최고의 효율성으로 작업하는 데 도움이 된다고 주장하는 수많은 생산성 기술이 있습니다. 그 중 Pomodoro Technique보다 더 널리 알려지고 널리 사용되는 것은 거의 없습니다. 작업을 25분 단위로 나누고 그 사이에 휴식을 취하도록 제안하는 시간 관리 시스템입니다.

이 아이디어는 대부분의 사람들이 25분의 연속 작업 후에 초점을 잃기 시작하고 생산성을 유지하려면 재설정이 필요하다는 개념을 중심으로 이루어집니다. 그러나 그 아이디어에는 문제가 있습니다. 동일한 작업이 두 개 없다는 것입니다. 그리고 그 문제에 관해서는 두 사람도 아닙니다! 즉, 만능 생산성 시스템이 모든 사람에게 가장 적합할 수는 없습니다.

그러나 더 많은 유연성을 제공하고 특정 사용 사례에 맞게 사용자 지정할 수 있는 대안이 있습니다. 이를 Flowtime 기법이라고 하며, 여기에서 이를 사용하고 더 많은 작업을 수행하기 위해 알아야 할 모든 것이 있습니다.

목차

1. Flowtime 기법이란?
2. Flowtime 기법의 기초
3. 작업표로 할 일
4. Flowtime과 Pomodoro의 주요 유사점
5. 결론

 

 

 

 

 

Flowtime 기법이란?

Flowtime Technique는 Pomodoro Technique만큼 잘 알려져 있지는 않지만 얼마 동안 사용되었습니다. 여러 면에서 뽀모도로의 직계 후손입니다. Zoe Read-Bivens의 아이디어이며 그녀는 Pomodoro 기법을 사용하는 동안 경험한 일부 단점을 처리하는 수단으로 이를 생각했습니다.[1]

그녀는 25분짜리 작업 세그먼트를 고수하는 것이 종종 그녀의 흐름(특정 작업에 몰두하는 느낌)을 방해하고 결국 생산성을 향상시키기보다는 오히려 해를 끼친다는 것을 발견했습니다. 문제를 해결하기 위해 그녀는 Pomodoro Technique의 유익한 측면을 유지하면서 긍정적인 흐름에 들어가 머물 수 있는 시스템을 만들려고 했습니다.

Flowtime 기법의 기초

Flowtime 기법을 사용하기 시작하려면 가장 먼저 해야 할 일은 일상 활동을 관리하는 데 도움이 되는 작업표를 만드는 것입니다. 스프레드시트나 손으로 가장 편리한 방법을 사용하여 이 작업을 수행할 수 있습니다. 작업표의 머리글에 다음 열 머리글을 포함합니다.

• 작업 이름
• 시작 시간
• 종료 시간
• 방해
• 근무 시간
• 휴식 시간

작업표는 일일 작업을 추적하고 자신에게 가장 적합한 흐름을 설정하는 기본 방법입니다. 설정한 후 사용 방법은 다음과 같습니다.

 

 

 

 

 

1. 작업 선택

시작하려면 완료하려는 작업을 선택하십시오. 구체적이어야 하며 주어진 시간 내에 합리적으로 완료할 수 있는 것이어야 합니다. 즉, "내 집을 페인트 칠하기"와 같은 작업을 선택하지 마십시오. "우리 집 현관문 칠하기"와 같은 것을 선택하십시오. 너무 광범위한 작업을 선택하면 작업을 계속하는 데 어려움이 있습니다. 따라서 하고 있는 일을 관리 가능한 가장 작은 부분으로 나누십시오.

2. 작업 시작

다음 단계는 작업을 시작하는 것입니다. 작업표의 해당 필드에 작업할 작업을 나열하는 것으로 시작하십시오. 그런 다음 작업을 시작하는 시간을 나열하십시오. 작업을 시작하고 나면 준수해야 하는 유일한 규칙은 멀티태스킹이 허용되지 않는다는 것입니다. 이것은 당신이 해야 할 일에 집중하는 데 도움이 될 것이며 스스로 부과한 산만함을 최소화할 것입니다.

3. 휴식이 필요할 때까지 일하기

그런 다음 원하는 기간 동안 나열된 작업을 계속할 수 있습니다. 15분 후에 피로가 느껴진다면 휴식을 취하십시오. 생산적인 그루브에 빠져 시간을 놓치고 1시간 연속으로 일하게 되더라도 괜찮습니다.

아이디어는 자신의 패턴을 파악하고 가장 적합한 부분에서 작업하는 것입니다. 특정 작업에 잘 집중하지 못한다면 더 짧은 시간 동안 작업하십시오. 다른 유형의 작업에 몰두하고 있다면 집중할 수 있을 때까지 작업하여 결과를 극대화하십시오.

지속할 수 있는 가장 긴 시간은 약 90분 정도입니다. 이것은 우리의 두뇌가 하루 종일 경험하는 경계와 휴식의 교대 기간인 울트라디안 리듬에 해당합니다.[2]

정기적인 휴식이 생산성을 향상시키는 방법을 보여주는 사례 연구가 많이 있습니다. 강제 휴식이 뽀모도로 테크닉의 일부인 이유 중 하나입니다. 그러나 휴식 시간에 대한 덜 구조화된 Flowtime 접근 방식도 효과가 있다는 증거가 있습니다. 최근 직원들에게 적절한 휴식을 취하도록 지시한 한 기술 회사는 의무 사항 없이 생산성 수준이 23% 증가하는 것을 확인했습니다.[3]

4. 적절한 길이의 휴식을 취하십시오

휴식이 필요하다고 결정하면 계속 진행하십시오. 시간표의 올바른 위치에 정류장 시간을 적어 두십시오. 원하는 만큼 길거나 짧은 휴식을 취할 수 있지만 특권을 남용하지 마십시오. 그렇지 않으면 휴식 시간이 대부분의 시간을 소비할 때까지 오래 걸리지 않습니다.

일반적으로 25분의 작업 시간마다 5분의 휴식을 취하고 더 긴 작업 시간에 비례하여 휴식 시간을 늘리십시오. 적절한 시간 내에 작업에 복귀할 수 있도록 타이머를 사용해야 합니다. 그리고 쉬는 시간이 끝나면 일을 재개한 시간과 쉬는 시간을 기록하는 것을 잊지 마십시오.

5. 주의가 산만해지는 일이 발생했을 때 기록하기

일을 하다보면 정신이 멍해질 때가 있습니다. 전화, 긴급 이메일 또는 화장실을 사용하고 싶은 충동의 형태로 나타날 수 있습니다. 이러한 일이 발생하면 작업표의 중단 열에 그 발생을 기록하십시오. 방해 요소를 최소화하기 위해 최선을 다하되 방해하지 마십시오.

그 이유는 성공할 가능성이 낮고 때로는 주의를 산만하게 하는 일이 현재 하는 일보다 우선순위가 높기 때문입니다. 따라서 단순히 방해 요소를 해결하려고 하는 대신 적절하다고 생각되는 방해 요소를 처리하는 것이 중요합니다.

6. 작업이 완료될 때까지 반복

다음에 해야 할 일은 작업 중인 작업이 완료될 때까지 위의 단계를 반복하는 것입니다. 각 작업을 완료할 때 최종 중지 시간을 기록해야 합니다. 원하는 경우 작업을 완료할 때 총 작업 시간을 계산하고 입력하거나 하루가 끝날 때 한 번에 모든 계산을 수행할 수 있습니다.

중요한 것은 시간 추적에 간격을 두지 않는 것입니다. 작업표가 완료되면 일일 생산량을 최대화하는 작업 일정을 만드는 능력을 향상시키는 자산이 됩니다.

 

 

 

 

 

 

작업표로 할 일

작업 시간과 휴식 시간을 기록하는 행위가 매일 할 일을 유지하는 데 도움이 되지만, 그렇게 하는 또 다른 중요한 이유가 있습니다. 그것은 당신의 작업표가 당신에게 이상적인 일일 일정을 짜는 방법을 점차 드러내기 시작할 것이라는 것입니다.

따라서 매주 말에 시간을 내어 작업표를 비교하십시오. 특정 패턴이 나타나기 시작하는 것을 볼 수 있습니다. 예를 들어, 가장 긴 작업 시간은 일반적으로 점심 식사 전에 발생하거나 하루 중 주의가 산만해지기 쉬운 특정 부분이 있음을 알 수 있습니다. 이 정보를 사용하여 다음 날을 보다 효과적으로 계획할 수 있습니다.

일반적으로 가장 생산적인 시간에 가장 중요한 작업을 클러스터링하고 싶을 것입니다. 따라서 예를 들어 상세한 부동산 기록을 검토하는 경우 중단 없이 집중할 수 있을 때 이를 수행하는 데 시간을 할애할 수 있습니다.

반대로, 작업 중 방해를 받을 가능성이 가장 높은 시간에 덜 중요한 작업을 예약해야 합니다. 따라서 이메일에 응답하거나 전화에 응답할 시간이 필요한 경우 언제 해야 하는지 알 수 있습니다. 이렇게 하면 생산성이 향상될 뿐만 아니라 작업의 실수도 제거됩니다.

 

 

 

 

 

 

 

Flowtime과 Pomodoro의 주요 유사점

IPomodoro Technique가 어떻게 작동하는지 잘 알고 있다면 Flowtime Technique와 몇 가지 유사점을 발견했을 것입니다. 앞서 논의한 바와 같이 이는 의도된 것입니다. Flowtime Technique는 다음과 같은 Pomodoro Technique의 세 가지 중요한 기능을 유지하도록 특별히 설계되었습니다.

1. 정확한 시간 추적

Pomodoro Technique가 많은 사람들에게 매우 효과적인 이유 중 하나는 시간 추적을 용이하게 하는 엄격한 시스템을 만들기 때문입니다. 작업을 25분 단위로 나누면 눈앞에 있는 작업과 시간을 어떻게 사용하고 있는지 정확히 알 수 있습니다. 이것만으로도 1분마다 계산해야 하기 때문에 귀중한 작업 시간을 낭비하지 않는 데 도움이 됩니다. Flowtime 기법도 이러한 이점을 제공합니다.

2. 멀티태스킹 제거

뽀모도로 기법을 사용하면 작업할 작업을 선택하고 25분 타이머를 사용하여 각 작업 기간을 측정해야 합니다. 타이머를 설정한 순간부터 달성하려는 작업을 알고 있으므로 다른 작업으로 넘어갈 가능성이 없기 때문에 작업을 계속 수행할 수 있습니다.

Flowtime 기법으로 타이머를 사용할 필요는 없지만 작업을 기록하는 바로 그 행위가 동일한 작업을 수행합니다. 특정 작업에 소요된 시간을 추적할 것이라는 것을 알고 있기 때문에 완료되거나 휴식 시간이 될 때까지 작업을 계속하는 경향이 있습니다.

3. 쉬는 시간 촉진하기

생산성의 가장 큰 킬러 중 하나는 피로이며, 휴식을 취하는 것이 최고의 업무 성과를 유지하는 데 필수적이라는 것을 증명하는 많은 데이터가 있습니다. 이것이 Pomodoro Technique의 성공적인 명성에 대한 진정한 비밀입니다. 휴식을 필수적이고 피할 수 없게 만듭니다.

이에 비해 Flowtime Technique는 휴식을 취해야 한다고 주장합니다. 그것은 당신이 하나를 취할 준비가 될 때까지 당신에게 강요하지 않습니다. 그런 식으로 Flowtime 기법을 사용하여 성공하려면 몇 가지 추가적인 자기 훈련이 필요합니다. 그러나 타이머에 순종할 수 있다면 타임아웃이 필요할 때 몸이 보내는 신호에 순종하는 법을 배우지 못할 이유가 없습니다.

 

 

 

 

 

 

결론

 

하루가 끝나면 Pomodoro Technique를 사용하여 성공할 수 있습니다. 결국 인기가 많은 이유가 있습니다. 그러나 당신이 그것을 얼마 동안 사용하고 있고 그것의 단단한 구조에 대해 긴장하고 있는 자신을 발견한다면, 당신은 혼자가 아닙니다. 따라서 적어도 1~2주 동안 Flowtime Technique를 시도해 보십시오. 작업 스타일에 훨씬 더 적합하고 이전보다 훨씬 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.